Computer, Telefon, Faxgerät

Im Zeitalter des Internets darf ein Computer im Büro eines Dienstleisters natürlich nicht fehlen. Dieser sollte natürlich über einen Internetzugang verfügen, da man so beispielsweise per Mail mit Kunden in Kontakt bleiben oder Kontakt zu neuen Kunden herstellen kann. Des Weiteren können auf der Festplatte des Computers die unterschiedlichsten Daten gespeichert und verwaltet werden. Durch spezielle Software und Datenbanken ist es mittlerweile beispielsweise sehr einfach geworden, die Buchhaltung zu machen oder Kontaktdaten abzuspeichern und bei Bedarf wieder abzurufen. Auch ein Drucker sollte an diesem Computer auf jeden Fall angeschlossen sein. Die Zeiten, in denen Briefe und Rechnungen per Hand geschrieben wurden, sind seit langem vorbei. Texte können einfach und schnell am Computer getippt und anschließend ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. So können beispielsweise auch Abrechnungen für die Mitarbeiter binnen Sekunden ausgedruckt und verteilt werden. Neben einem Telefon, welches bereits seit langem zum üblichen Bürobedarf zählt, sollte auch ein Faxgerät vorhanden sein. So kann man, auch ohne das Internet zu nutzen, schnell Dokumente oder Nachrichten versenden.

Berufsspezifische Ausstattungsgegenstände

Doch natürlich besteht der gesamte Bürobedarf, den ein moderner Dienstleister in der heutigen Zeit benötigt, nicht nur aus der Technik. So ist es nie verkehrt, einen Zettel und einen Stift oder einen Schreibtisch mit passendem Stuhl im Büro zu haben. Weiterer Bedarf ist kann auch abhängig von der jeweiligen Branche sein, in der der jeweilige Dienstleister tätig ist. Ist der Dienstleister beispielsweise dafür verantwortlich, diverse Zeichnungen oder Skizzen anzufertigen, gehört selbstverständlich entsprechendes Material, wie Zeichenpapier, Stifte, Lineale und Geodreiecke, zum Bürobedarf. In anderen Branchen benötigt man derartige Dinge nicht, dafür aber etwas anderes. In der Regel sollte man sein Büro so ausstatten, dass es einem die Ausstattung erlaubt, seinen Beruf optimal auszuführen und die Kunden zufrieden zu stimmen.

Zeit gegen Geld

Für Käufer von Drucker und Toner, aber auch von anderen Waren, hat das Internet einen wesentlichen Vorteil: Der Preisvergleich zwischen den Anbietern ist hier leichter als das mühsame Abklappern örtlicher Geschäfte. Zudem ist die Auswahl größer als in Fachgeschäften. Allerdings nimmt sich der Käufer auch in die Pflicht, ohne Beratung ein für ihn geeignetes Produkt zu finden. Er muss sich selbst in entsprechenden Publikationen sowie auf glaubwürdigen Internetseiten informieren. Dieser Zeitaufwand lohnt sich: Oft findet sich so ein passenderes Gerät als bei manchem schlecht beratenden Verkäufer, vielfach kann bares Geld gespart werden.

Sammelbestellungen mit Freunden und Verwandten

Bei einem Kauf eines Laserdruckers sollten am besten Ersatztoner in benötigter Anzahl mitbestellt werden. Oft sind die mitgelieferten Toner nämlich nur zur Hälfte gefüllt: Je nach Nutzungsverhalten können diese schon in einigen Wochen leer sein. Wer mit der Bestellung des Druckers den Kauf mehrerer Toner verbindet, kann Versandkosten sparen. Beim späteren Nachkauf von Tonern kann sich auch eine Sammelbestellung mit Freunden und Verwandten lohnen: Viele Onlineshops versenden ab einem bestimmten Betrag versandkostenfrei. Eine wichtige Entscheidung beim Kauf von einem Toner ist die Frage, ob ein Produkt des Originalherstellers oder eine Rebuilt-Tonerkartusche gekauft wird. Rebuilt-Tonerkartuschen sind in der Regel deutlich billiger und erfüllen ebenfalls ihren Zweck. Auf jeden Fall muss aber darauf geachtet werden, dass sie mit dem entsprechenden Drucker kompatibel ist.

Gütesiegel als Orientierungshilfe

Beim Kauf eines Druckers oder eines Toners sollte nicht allein der Preis, sondern auch die Seriosität des Händlers unter die Lupe genommen werden. Hier können sich Käufer an so genannten Gütesiegeln orientieren, die anhand unterschiedlicher Kriterien vergeben werden: So werden zum Beispiel Datenschutz, Bonität und Service getestet. Allerdings ist nicht jedes Siegel von gleicher Qualität, manche haben überhaupt keine Aussagekraft. Als zuverlässige Siegel gelten unter anderem das TÜV Süd Safer Shopping, Trusted Shops, Internet Privacy Standards und Geprüfter Online Shop. Auch das Lesen von Testberichten in einschlägigen Fachzeitschriften ist empfehlenswert.

Wünscht der PC-Nutzer ein Notizverwaltungs-Tool, welches die eingefügten Notizen in einer übersichtlichen Baustruktur darstellt, so kann er auf die Freeware ActionOutline Lite zurückgreifen. Auch dieses Tool erlaubt selbstverständlich die Verwaltung von sehr unterschiedlichen Notizen und Kalkulationen. Viele PC-Anwender greifen für die Verwaltung von wichtigen Notizen auch gerne auf das kostenlose Tool mit der Bezeichnung Klebezettel zurück. Diese Freeware ermöglicht eine Darstellung der eingefügten Notizen direkt auf dem Desktop des Rechners und kann ebenfalls über die bekannten Freewareportale heruntergeladen werden. [via]

Kredit für die Wohnungseinrichtung

Wenn es um den Kredit für die Büroeinrichtung des häuslichen Arbeitszimmers geht, dann hat man es relativ einfach. Da sagt der online Kreditrechner auf kredit.net sofort, was es am Markt an günstigen Krediten gibt. Man muss jedoch darauf achten, ob der Zinssatz bonitätsabhängig ist oder nicht. Im letzteren Falle geht es nur darum, ob man die Bedingungen für den Kredit erfüllt, die der Kreditanbieter stellt. Im anderen Falle kann es dagegen gut sein, dass der online Kreditrechner auf kredit.net zwar günstigere Kredite anzeigt, diese aber dann schnell ungünstiger werden, weil die Bonitätskriterien der Banken nicht mehr hergeben. Denn am höher verzinsten Kredit verdienen sie natürlich wesentlich mehr, und deshalb bieten sie tatsächlich eben zu ungünstigeren Zinsen an, in dem sie die Bonitätskriterien zu hoch ansetzen. Und für den Kredit suchenden ist noch nicht einmal ersichtlich, weshalb er den Kredit für die Büroeinrichtung zu den günstigen Zinsen nicht bekommt. Meist erhält er noch nicht einmal eine Auskunft.

Kredit für Selbständige

Beim Kredit für Selbständige und Gewerbetreibende geht es meist um das Thema Sicherheiten. Manchmal ist es einfacher, den Kredit eben doch privat aufzunehmen, weil man so oder so privat haften muss. Dann muss man eben nur intern den Kredit für die Büroeinrichtung auf den Geschäftskonten verbuchen. Wenn das Unternehmen auf den Namen des Kredit Suchenden lautet, ist das überhaupt kein Problem. Es funktioniert nur nicht, wenn der Kredit für die Büroeinrichtung für eine GmbH bestimmt ist.

Der online Kreditrechner auf Kredit.net zeigt auch für solche Kredite einen Kreditvergleich an. Ob man da allen Angaben der Kreditanbieter allerdings glauben kann? Wenn da eine Kreditentscheidung „innerhalb von 48 Stunden“ angeboten wird, dann ist damit nicht gesagt, dass man nach dieser Zeit das Geld auf dem Konto hat. Das kann noch deutlich länger dauern. Denn einmal beginnt diese Frist – das Kleingedruckte sagt dies – erst zu laufen, wenn alle Unterlagen beim Kreditinstitut vorliegen. Und dann mag zwar die Entscheidung innerhalb dieser Frist fallen; doch für dass nachfolgende Prozedere bis zur Auszahlung, etwa für das Postidentverfahren, braucht man nochmals Zeit.

Sparen kann man aber nicht nur bei der Finanzierung der Büroeinrichtung. Das Thema Mutterschutz spielt im Büroalltag immer wieder eine Rolle. Bei Schwangerschaft sollte man jedoch nicht nur einen entsprechenden Urlaub, sondern auch Elterngeld beantragen. Wer hier alles richtig macht wird überrascht sein wieviel Geld einem mit einem Neugeborenen zusteht.

Eine Büroumgebung ist nur dann eine sichere Arbeitsumgebung, wenn schadhaftes Mobiliar und defekte Einrichtungsgegenstände umgehend ausgetauscht werden.
Nicht mehr benötigtes Inventar ist in dazu vorgesehenen Lagerstätten außerhalb des Büroraumes aufzubewahren.
Darüber hinaus müssen an optisch gut sichtbaren Positionen Flucht und Rettungspläne angebracht sein, die im Notfall den schnellsten Weg nach draußen weisen.

Zusätzlich sind Notausgänge immer frei zu halten und mit entsprechenden Symbolen zu kennzeichnen. Es empfiehlt sich überdies, in regelmäßigen Abständen einen bewussten Blick auf die Flucht- und Rettungspläne zu werfen. Sinnvoll ist es auch, hin und wieder die Fluchtwege selbst abzuschreiten, um die jeweiligen Notausgänge im Bedarfsfall auch umgehend finden zu können. Auch sollte man wissen, wo sich der jeweils nächste Feuerlöscher befindet.

Grundsätzlich gilt: Arbeitsunfälle in der Büroumgebung lassen sich durch Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und durch umsichtiges und rücksichtsvolles Verhalten der Mitarbeiter auf ein Minimum reduzieren.

Und sollte es mal trotz jeder Vorsicht zu einem Unfall kommen, so freut sich der Betroffene über kleine Aufmerksamkeiten seiner Kollegen. Sollte dieser sogar im Krankenhaus liegen, so könnte man für einen Blumenstrauß zusammenlegen und ihm diesen nach Feierabend vorbeibringen. Auf diese Weise tut man etwas Gutes und fördert das Arbeitsklima und den Zusammenhalt im Team.

Wie können Sie sich nun richtig verhalten, wenn Sie neu im Büro sind? Wichtig ist es, das Sie sich vor Augen halten, dass Sie nur einmal die Chance auf einen ersten Eindruck bekommen! Diese Gelegenheit sollten Sie unbedingt für sich nutzen. Ein Lächeln kann Ihnen hierbei helfen, die ungewohnte Situation zu entspannen. Achten Sie auf eine selbstbewusste Körperhaltung und Mimik. Stellen Sie sich den Kollegen freundlich mit Namen vor und versuchen Sie sich auch die Namen der Anderen zu merken. Eine Hilfe kann es sein, sich die Namen zwischendurch zu notieren. Auch Firmenstrukturen und Hierarchien zu notieren, kann Ihnen helfen, ein besseres Verständnis für die Unternehmensstrukturen zu erhalten. Fragen Sie nach dem Organigramm der Firma! Das kann Ihnen helfen, und gleichzeitig symbolisieren Sie damit Ihr Interesse.

Wenn Sie Fragen haben, sollten Sie sich nicht davor scheuen, Sie den Kollegen zu stellen. Sicher sind diese gerne bereit, Ihnen den Weg zur Kantine zu zeigen oder Sie über die Gewohnheiten und ungeschriebenen Gesetze in der Firma zu informieren. Von Bedeutung ist es, dass Sie auch gut kommunizieren können, dann fallen Ihnen die ersten Tage um einiges leichter. Als Neuling sollten Sie sich eine abwartende und beobachtende Haltung aneignen. Es ist auch keinem damit geholfen, wenn Sie gleich am ersten Tag Verbesserungsvorschläge machen, um die Firmenstrukturen zu reformieren. In dieser Hinsicht ist Rücksicht geboten. Auch Tratsch sollten Sie in jedem Falle meiden. Versuchen Sie eine neutrale Position zu ergreifen und für niemanden Partei zu beziehen.

Denken Sie immer daran, der erste Eindruck zählt, aber setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Irgendwann sind Sie nicht mehr der oder die "Neue" sondern jemand der einfach dazugehört.

Nachteilig am Großraumbüro ist, dass die Arbeitssituation darin unangenehm werden kann, wenn es nicht sinnvoll eingerichtet wird. Wenn das Unternehmen es ergonomisch einrichten lässt, ist allerdings schon ein Schritt in die richtige Richtung getan, denn niemand arbeitet gerne auf günstig eingekauftem Material, das noch dazu nicht zur gesunden Haltung beiträgt. Wer bequem sitzt, ist produktiver und lässt sich auch nicht davon stören, dass andere Kollegen in unmittelbarer Nähe sind. Moderne Arbeitstischsysteme beseitigen auch alle anderen Missstände. Im Großraumbüro leiden viele Mitarbeiter etwa unter Konzentrationsmangel, da sie das Gefühl haben, die anderen Mitarbeiter würden ihm ständig auf den Bildschirm schauen – moderne Systeme verhindern das. Außerdem wird dem Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, genug Platz auf seinem Tisch zu haben, um sich ausbreiten zu können.

Je nach Art der Arbeit muss das Großraumbüro natürlich individuell gestaltet werden. Im Callcenter beispielsweise ist es sinnvoll, die einzelnen Arbeitsplätze etwas voneinander abzuschotten, damit die Agenten telefonieren und sich konzentrieren können. Großraumbüros, in denen viel am PC gearbeitet wird, sollten die Arbeitsplätze wiederum so anordnen, dass sich Mitarbeiter nicht von allen Seiten beobachtet fühlen.

Gerade in großen Schreibbüros, aber auch im Homeoffice, werden Diktiergeräte benötigt. Für deren Betrieb werden neben Mikrokassetten zum Aufzeichnen von Diktaten auch Ersatznetzteile und Originalakkus benötigt. Diese sollten Sie schon deshalb verwenden, um im Garantiefalle die Leistungen des Herstellers in Anspruch nehmen zu können. Dieser kann Ihnen sonst die Garantie verweigern. Auch ein zusätzliches Netzteil ist empfehlenswert, da Sie dann das Diktiergerät auch ohne Akkus verwenden können.

Die Originalakkus haben in der Regel auch eine bessere Qualität als Nachahmerprodukte. Gerade bei Diktiergeräten kommt es darauf an, dass die Diktate in einwandfreier Qualität aufgezeichnet werden, um der Sekretärin ein schnelleres Abschreiben ohne ständige Rückfragen zu ermöglichen.

Wer viel im Internet recherchieren muss, sollte sich den Kauf eines Tablet-PCs überlegen. Wenn Sie jederzeit erreichbar sein müssen, aber auch im Internet verschiedenste Dinge nachschauen und E-Mails abrufen wollen, sollten Sie sich ein iPhone oder ein iPad zulegen. Auch für diese benötigen Sie hochwertige Akkus und ein Ersatznetzteil.

Auch wenn Sie in Ihrer Firma mehrere schnurlose Telefone einsetzen, sollten diese mit den originalen Akkus versehen sein. Diese halten in der Regel länger und fügen dem Gerät keinen Schaden zu. Gerade bei Billigimporten kann dies sonst sehr schnell der Fall sein. Auch für die schnurlosen Telefone ist es empfehlenswert, mehrere Ersatznetzteile vorrätig zu haben. So können Sie Ihr schnurloses Telefon gerade dort wieder aufladen, wo Sie sich gerade befinden. In größeren Firmen, Arztpraxen und dergleichen mehr empfiehlt sich der Einsatz von schnurlosen Telefonen, da diese gegenüber dem Handy zum Beispiel keinerlei Auswirkungen auf medizinische Geräte haben. Auch Menschen mit Herzschrittmacher können mit einem schnurlosen Telefon Gespräche führen, was sie mit einem Handy unterlassen müssen. Ärzte im Krankenhaus sind in Kombination mit dem sogenannten Pieper mit einem schnurlosen Telefon im Notfall schnell erreichbar beziehungsweise können per Telefon sofort Rückfragen stellen. Dabei sind sie aber auf funktionierende Akkus angewiesen.

Investieren Sie deshalb bitte in hochwertige Bürotechnik, die auf längere Zeit einsetzbar ist und nicht kurz nach der gesetzlichen Garantiezeit reparaturbedürftig ist beziehungsweise ganz ausgetauscht werden muss.

Die meisten Menschen gehen jeden Tag aufs Neue zur Arbeit. Für viele von ihnen bedeutet dies, rund acht Stunden von zu Hause getrennt zu sein, für Andere bedeutet dies jedoch weitaus mehr: Die Arbeit ist ihr Leben. Deshalb verbringen viele Menschen insgesamt sehr viel mehr Zeit im Büro, als zu Hause. Genau deshalb wird das Thema moderne Arbeitsplatzsysteme in unseren Büros immer wichtiger – nicht zuletzt auch aus gesundheitlichen Aspekten. Heut zu tage achten die meisten Unternehmen immer mehr darauf, ihren Mitarbeitern moderne und zukunftsgerechte Arbeitsplätze zur Verfügung stellen zu können. Besonders der Komfort nimmt, zumindest in deutschen Büros, stetig zu. So gehört eine Klimaanlage fast schon zur Standartausrüstung, um auch an heißen Tagen eine fördernde Arbeitsatmosphäre gewährleisten zu können. Trotzdem spielen zum Beispiel die Anordnung der Schreibtische, Anzahl der Arbeitsgeräte, Anordnung, Höhe und Anzahl der Schränke eine bedeutend größere Rolle. Dabei ist es gar nicht so einfach, den bestmöglichen Standart zu bieten. Grundsätzlich gilt jedoch: Es sollte jeder Mitarbeiter möglichst schnell und ohne großen Aufwand an gesuchte Unterlagen in Schränken gelangen. Das heißt auch, dass moderne Arbeitsplatzsysteme in Form von Ablagemöglichkeiten und Sortierungsmöglichkeiten immer wichtiger werden. Außerdem wird die Gesundheit immer wichtiger, um Mitarbeiter richtig zu schützen. Aspekte am Arbeitsplatz, wie zum Beispiel die Größe des Schreibtisches, des richtigen Bürostuhles und auch die Entfernung zu Computern spielen hier eine wesentliche Rolle. Unternehmen erkennen die Wichtigkeit und unterstützen diesen Trend der modernen Büroeinrichtung größtenteils schon seit einiger Zeit.

Wo liegen die Vorteile von modernen Arbeitsplatzsystemen in der heutigen Zeit?

Für den Mitarbeiter liegen die Vorteile ganz klar darin, dass die Gesundheit erhalten bleibt und auch bleibende Schäden, zum Beispiel Haltungsschäden oder chronische Rückenschmerzen, durch immer wieder getätigte falsche Bewegungen während der Arbeit vermieden oder sogar ganz ausgeschlossen werden können. Dem Unternehmen ist dadurch auch eine erheblich längere Arbeitsfähigkeit vieler Mitarbeiter sicher. Die Investitionen in moderne Büroeinrichtungen machen sich folglich in niedrigeren Personalkosten, niedrigen krankheitsbedingten Ausfällen und höherer Motivation aller Mitarbeiter für ein Unternehmen deutlich bemerkbar. Außerdem werden so ständige Neuanschaffungen von Arbeitsplatzeinrichtungen vermieden, da moderne und neue Einrichtungen meistens sehr lange halten.

Mailen, Surfen und Telefonieren gehören mittlerweile zu den Standardfunktionen eines Handys. Doch ein Geschäftshandy sollte schon ein bisschen mehr können, wie WLAN fähig sein, eine Tastatur besitzen und über eine Office-Software verfügen. Kleine Handys sind hierfür eher unpraktisch, da z.B. Excel-Tabellen im Miniformat nur schwer zu bearbeiten sind. Die kabellose Synchronisation erfolgt durch Datenkabel und Bluetooth, so dass die Daten ohne Probleme mit denen auf dem PC im Büro verglichen werden können.

Smartphones sind eine Kombination aus Mobiltelefon und Personal Digital Assistant. Sie unterstützen Microsoft Office oder Exchange, um die Daten immer und überall abrufen zu können. Die Möglichkeit mobiles Internet zu benutzen, ist mit einem Smartphone jederzeit verfügbar. Damit sind schnell E-Mails aufgerufen oder Dokumente verschickt.

Auch sehr beliebt bei Geschäftsleuten sind die Blackberry Handys. Diese sind die optimale Lösung für drahtlose Kommunikation und Verwaltung. Beim Blackberry werden Daten, wie z.B. E-Mails, direkt vom Server komprimiert auf das Mobiltelefon geschickt. Sie sind immer auf dem neuesten Stand ohne dass Kosten für ein ständiges Abfragen entstehen.

Um hohe Kosten für die Nutzung eines Smartphones oder Blackberrys zu vermeiden, bietet sich eine Handy Flatrate an. Die meisten Anbieter offerieren mehrere Flatrates zur Auswahl je nach Bedarf individuell abstimmbar. Es können Internet Flatrates, SMS Flatrates und Flatrates zum Telefonieren abgeschlossen werden. Sie zahlen also monatlich nur eine Grundgebühr und einen Pauschalpreis für die jeweilige Handy Flatrate. Vorsichtig sollten Sie hierbei bei der Wahl des Netzes sein, in das mit der Flatrate telefoniert werden kann.

Folglich schafft ein mobiles Büro viele Vorteile für Menschen, die oft unterwegs sind oder jederzeit erreichbar sein wollen. Die Handys, die diese Möglichkeit bieten, sind sehr gut ausgestattet und einfach zu bedienen.